Recursos Humanos com foco em Treinamento e Desenvovimento

26/07/2012

Retenção de Conhecimento Na Prática

Voltei a postar após mais de 02 anos, agora numa realidade de trabalho completamente diferente da que eu tinha em 2009, mas a paixão por treinamento & desenvolvimento continua...Então vamos lá porque ainda há muito por ser escrito aqui!

Hoje vou falar um pouco sobre a tal Retenção de Conhecimento, que em geral tem sua necessidade reconhecida, mas a forma de fazer completamente desconhecida.

"Era uma vez uma pessoa que trabalhava numa grande empresa, esta pessoa era muito boa no que fazia e realmente gostava de fazê-lo, dias, meses e anos se passavam e esta pessoa permanecia firme no exercício de suas funções na grande empresa. Até que um dia, a empresa concorrente entra em contato e oferece tudo aquilo que ela vinha querendo faz tempo e não conseguia em seu atual trabalho, brilhou seus olhos ao ouvir que teria uma posição maior e um salário melhor, com expectativa de crescimento em pouco tempo. Esta pessoa que faz parte da geração Y e não é boba nem nada, aceitou e partiu! Feliz da vida e cheia de esperança de novos desafios. E agora grande empresa, quem irá dar continuidade às atividades que eram feitas pela mais nova contratada da concorrência?"

Alguns diriam tratar-se de uma colaboradora que não valorizou a empresa e dela saiu sem pestanejar! Outros diriam que é isso mesmo, a oportunidade é um cavalo selado que passa na sua frente! E alguns se sentem no direito de ficar realmente irritados quando isso acontece...irônico não?

Quando ocorre turnover na empresa não se perde só a presença física de quem sai, mas também muito do conhecimento tácito (aquele que não pode ser ensinado por manuais), em alguns casos até mesmo conhecimentos básicos se perdem.

Como contar com a estrutura de T&D e buscar minimizar estes impactos?

Para muitos o problema da retenção de conhecimento seria facilmente resolvido se as pessoas simplesmente fossem retidas na empresa, isso significa que, ao invés de reter conhecimento eu retenho o portador do conhecimento (salários mais altos, benefícios atrativos, políticas de promoção...etc) o que para o colaborador até pode ser um bom negócio, ainda que temporariamente. A questão é justamente focar a retenção de conhecimento como algo coletivo da empresa, não como um capital intelectual individual.

Na prática nem sempre é fácil fazer um lindo discurso acontecer, mas o que exponho é que sim! É possível reter conhecimento ao invés de focar exclusivamente os portadores do conhecimento.

O primeiro passo para reter conhecimento é entender que o que você precisa é multiplicar o perfil, ou seja, o interesse é ter mais jogadores prontos para atuar naquela posição. Comparativamente eu não colocaria um jogador de 1,60 (a minha altura) para jogar na posição do meu goleiro que está lesionado, da mesma forma, as competências entre os colaboradores que irão ensinar-aprender precisa ser semelhante.
 Para descobrir quais as competências de cada cargo o ideal é consultar a Descrição de Cargos, que deve estar atualizada com a realidade.
Agora que você já identificou que os perfis ensinar-aprender são compatíveis, partamos à prática.

observação: não é inteligente treinamento de cross-trainig entre colaboradores com perfil discordante, ou você correrá o risco de ter um Assistente Financeiro substituído por um Analista Financeiro, e a hora de trabalho deste último é sempre maior. No outro extremo vai faltar embasamento se você ensinar o menor aprendiz a realizar as atividades de um Almoxarife.
...partamos à prática

1) Sensibilização dos envolvidos no processo: as pessoas se apegam ao que fazem e realmente sentem-se "donas" de suas atividades, por isso pode haver resistência na hora de treinar o colega em suas funções. Caso seja realmente difícil sensibilizar e fazer o dono do conhecimento enxergar um pouco o lado "empresa", sugiro colocar em suas metas este objetivo, de preferência com peso alto!
2) Conhecimento teórico: tudo o que vai ser ensinado deve constar no cronograma de treinamento e nos manuais da atividade, sem esta ferramente ficará bastante complicado entender em que pé está o treinamento. Aqui você que é de treinamento deve garantir que todas as etapas da atividade foram mapeadas.
3) Conhecimento tácito: este garante que aqueles macetes que só o expert na função conhece, sejam transmitidos ao treinando também, o tácito é aquele conhecimento que te permite entender o que acontece entre uma tela e outra printada no material de treinamento, problemas que podem surgir, como resolvê-los e situações de exceção.
4) Avaliação do Treinamento: em geral ao final de cada módulo do cronograma de treianmento é possível medir o desempenho do treinamento. Aplique avaliações de conhecimento escritas, quizz e qualquer outra forma de avaliação que dê indícios da qualidade do que foi ensinado - aprendido.
5) Tutoria: o treinando precisa atuar e sentir-se seguro para aplicar seus conhecimentos, por isso a tutoria do expert é indispensável, este processo em geral é o mais longo de todos, porque envolve deixar o treinando livre para trabalhar, sabendo que existe um tutor para recorrer se preciso for.
6) Final do processo: quando um colaborador é capaz de substituir plenamente outro na função, pode-se finalizar o processo e considerar o conhecimento retido.

Pontos importantes:

  • Atualização constante de quem recebeu treinamento, deve-se ter um fluxo estabelecido entre as partes para garantir atualização de conhecimentos.
  • O treinando irá se ausentar de suas atividades corriqueiras, então pense antecipadamente em como as atividades dele pode ser remanejadas na equipe.
  • Lembre-se sempre da CLT e das leis de salário substutuição. Evita bastante dor de cabeça no futuro.
Fui! e se quiser mais informações...mande um email, um tuite, uma mensagem no linkedin, skype, gmail, MSN ou cutuque no FB :)
Qual a contribuição da área de treinamentos de uma empresa de BPO no desenvolvimento de pessoas e na gestão do conhecimento? Aqui posto minhas experiências como ponto focal da área de treinamentos de uma empresa.

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